Регистрация управляющей компании в Роскомнадзоре

Какие данные собирает управляющая компания

К персональным данным относится любая информация, позволяющая идентифицировать физическое лицо. В работе УК собираются, как правило, следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество, дата и место рождения;
• адрес регистрации и фактического проживания;
• номер контактного телефона, адрес электронной почты;
• паспортные данные;
• сведения о праве собственности на помещение;
• финансовые данные (начисления, оплаты, задолженность);
• банковские реквизиты (при расчётах);
• в отдельных случаях – сведения о совместно проживающих родственниках, ИНН, СНИЛС.

Когда требуется согласие, а когда – нет

По общему правилу (статья 9 152-ФЗ) обработка персональных данных допускается только с согласия субъекта. Однако законодательство предусматривает существенные исключения, важные для УК.

Обработка без согласия (на законных основаниях)

Согласие не требуется, если обработка необходима для исполнения договора (например, договора управления многоквартирным домом) или выполнения обязанностей, прямо возложенных на УК законом. К таким случаям относятся:

• ведение реестра собственников для целей управления домом;
• начисление платы за жилищно-коммунальные услуги, претензионно-исковая работа (взыскание задолженности);
• передача данных для организации и проведения общих собраний собственников;
• размещение информации в государственной информационной системе ЖКХ (ГИС ЖКХ);
• передача данных платёжным агентам или расчётно-кассовым центрам для приёма платежей (прямо разрешено частью 16 статьи 155 Жилищного кодекса РФ).

Когда согласие обязательно

Согласие требуется, если УК планирует:

• распространять персональные данные (например, публиковать списки должников с указанием ФИО, а не только номера квартиры и суммы долга);
• передавать данные третьим лицам за пределами прямых обязанностей УК (например, маркетинговым компаниям, сторонним сервисам, не связанным с управлением домом);
• использовать данные для целей, не предусмотренных договором управления или законом;
• обрабатывать специальные категории (сведения о здоровье, биометрия), если такие собираются.

Уведомление в Роскомнадзор

По общему правилу (пункт 1 статьи 22 152-ФЗ) оператор обязан уведомить Роскомнадзор о начале обработки персональных данных до её фактического начала.

Исключения (пункт 2 статьи 22)

Уведомление не требуется, если:

• персональные данные включены в государственные информационные системы, созданные в определённых целях;
• обработка осуществляется строго без использования средств автоматизации (только на бумажных носителях, без CRM, электронных баз и облачных сервисов).

На практике управляющие компании почти всегда используют автоматизированные системы (программы для расчётов, электронные базы, ГИС ЖКХ), поэтому обязанность подачи уведомления возникает в полном объёме.

Порядок подачи

Уведомление подаётся:

• в электронном виде через портал Роскомнадзора с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи или средств аутентификации ЕСИА;
• на бумажном носителе – лично или почтой.

Актуализация и дополнительные обязанности

• При изменении условий обработки (добавление новых целей, изменение перечня данных, появление новых обработчиков) УК обязана уведомить Роскомнадзор.
• При прекращении обработки уведомление направляется в течение 10 рабочих дней.
• В случае утечки персональных данных УК обязана сообщить об этом в Роскомнадзор через ГосСОПКА или сайт ведомства.

Практические рекомендации

• Разработать внутреннюю Политику обработки персональных данных, в которой чётко прописать: перечень собираемых данных, цели, меры защиты, круг лиц, имеющих доступ.
• Назначить приказом сотрудника, ответственного за организацию обработки персональных данных и рассмотрение обращений собственников.
• Соблюдать принцип соразмерности: не собирать и не обрабатывать избыточный объём данных, не относящийся к целям управления домом.

При возникновении сомнений по отдельным вопросам – например, как корректно отразить в уведомлении Роскомнадзора все цели обработки или как оформить согласие на обработку персональных данных, – мы с радостью поможем. Наши специалисты разработают для вас всю необходимую документацию по 152-ФЗ и помогут подать уведомление в Роскомнадзор.