Регистрация гостиницы и отеля в Роскомнадзоре

Персональные данные в гостинице

Регистрация в Роскомнадзоре

Важное уточнение: если вы уже подавали такое уведомление ранее и вас внесли в реестр операторов, повторно делать это не нужно. Проверить наличие в реестре можно на сайте Роскомнадзора по ИНН.

Что указать в уведомлении:

• сведения об операторе (название, ИНН, адрес);
• цели обработки (например, оформление проживания, передача сведений в МВД, маркетинговые рассылки);
• категории обрабатываемых данных (ФИО, паспортные данные, контакты);
• категории субъектов (гости, посетители сайта);
• способы обработки (автоматизированная, неавтоматизированная);
• сведения о лицах, ответственных за обработку;
• место хранения данных и меры защиты;
• сроки хранения.

Подать уведомление можно электронно (через сайт Роскомнадзора или Госуслуги — для этого нужна подтверждённая учётная запись), а также лично или почтой. Роскомнадзор рассмотрит документ в течение 30 дней и внесёт оператора в реестр.

Совет: перед подачей разработайте локальные документы (политику конфиденциальности, регламенты) — это упростит заполнение формы. Если в процессе работы условия изменятся (например, добавится новая цель обработки), нужно будет подать уточнённое уведомление. hotelier.pro +1

Обработка персональных данных гостей

Ключевой момент: для стандартного заселения отдельное письменное согласие часто не требуется. Правовое основание — пункты 2 и 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ:

• Пункт 2 — обработка необходима для выполнения обязанностей, прямо предусмотренных законом (гостиницы обязаны вести учёт граждан и передавать сведения в МВД для миграционного учёта).
• Пункт 5 — обработка нужна для заключения и исполнения договора оказания гостиничных услуг.

То есть паспортные данные собирают, чтобы оформить проживание и передать информацию в госорганы — это законная обязанность, а не просто желание отеля. В таких случаях в договоре (или регистрационной карте) достаточно чётко прописать, какие данные и для каких целей обрабатываются.

Когда согласие действительно нужно:

• если вы используете данные для целей, выходящих за рамки договора и закона (маркетинговые рассылки, предложения партнёров, публикация отзывов с ФИО или фото гостя);
• если вы поручаете обработку третьему лицу (например, CRM-системе, сервису рассылок или агрегатору бронирований) — в этом случае в согласии нужно прямо указать наименование этого лица;
• если вы запрашиваете данные, которые не нужны для исполнения договора (например, место рождения, информацию о хобби, соцсети) — для такой «избыточной» обработки нужно отдельное согласие с конкретной целью.
• Важное правило с 1 сентября 2025 года: если согласие всё-таки требуется, его нужно оформлять отдельным документом, а не вписывать в договор, анкету или иной документ.

Гость вправе в любой момент отозвать согласие письменно (в том числе по электронной почте). В этом случае гостиница должна прекратить обработку и уничтожить данные (составив акт об уничтожении). Однако есть нюанс: если закон или договор дают гостинице право хранить какие-то данные независимо от отзыва согласия (например, для бухгалтерского учёта), она может продолжить их обработку.

Практические рекомендации

• Ограничьте доступ. К персональным данным должны иметь доступ только уполномоченные сотрудники.
• Уничтожайте данные вовремя. После выполнения цели обработки (например, после выезда гостя и завершения срока хранения, установленного законом или внутренними правилами) данные следует уничтожить.
• Разработайте пакет документов. Помимо политики конфиденциальности, пропишите регламенты: как собираются данные, кто к ним имеет доступ, как они хранятся и уничтожаются.
• Будьте готовы к инцидентам. Если произошла утечка, по закону вы обязаны уведомить Роскомнадзор: в течение 24 часов — о самом факте, причинах и мерах, а в течение 72 часов — о результатах внутреннего расследования.

Если вы не знаете, как внедрить CRM или запустить рассылку рекомендуем проконсультироваться с нашими специалистами. У нас большой опыт работы в данной сфере. Мы подготовим всю необходимую документацию и проконсультируем по вопросам взаимодействия с клиентами в данной сфере.