Сразу при обнаружении сбоя сделайте скриншоты или снимки экрана, где видно:
ошибку при входе в личный кабинет или отправке отчёта;
дату и время попытки отправки (по системному времени устройства);
адрес страницы и, если есть, код ошибки.
Эти материалы пригодятся как подтверждение уважительной причины пропуска срока.
Подготовьте и отправьте письменное обращение (в электронной форме через доступные каналы на сайте либо иным предусмотренным способом) со следующей информацией:
наименование организации, ИНН, регистрационный номер (если есть);
дата и точное время, когда не удалось отправить отчёт / войти в личный кабинет;
описание проблемы (не загружается страница, ошибка авторизации, ошибка отправки и т. п.);
приложите скриншоты из шага 1;
укажите, какой отчёт не был отправлен (вид ФЭС, планируемая дата подачи), и отметьте, что срок подачи истекает или уже истёк.
Цель обращения — получить подтверждение, что проблема зафиксирована со стороны оператора системы. Сохраните номер входящего обращения или иные реквизиты, подтверждающие дату и факт подачи.
Оформите простой внутренний документ (служебную записку или запись в журнале инцидентов) с данными:
дата, время, ФИО сотрудника, который пытался отправить отчёт;
описание действий (вход в ЛК, попытка отправки, ошибка);
предпринятые меры (обращение в техподдержку, скриншоты);
результат (получен ли номер обращения, ответ и т. д.).
Такой документ усиливает доказательную базу, если позже потребуется обосновывать пропуск срока перед надзорным органом.
С уважением,
команда ООО «НПЦ финансового мониторинга»
Всегда на страже вашей безопасности бизнеса в отношении проверок Росфинмониторинга!