Журнал учета инструктажа работников: образец заполнения и требования

В организациях, осуществляющих обработку персональных данных, особое значение приобретает документальное подтверждение обучения сотрудников требованиям законодательства в области защиты информации. Одним из таких документов является журнал учета инструктажа работников по 152-ФЗ. Он позволяет фиксировать проведение инструктажей, подтверждать ознакомление персонала с требованиями законодательства и обеспечивать контроль выполнения обязанностей в сфере обработки персональных данных.

Журнал регистрации инструктажа используется как элемент внутренней системы безопасности организации и помогает подтвердить соблюдение требований Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Наличие корректно оформленного журнала особенно важно при проверках контролирующих органов, внутренних аудитах и расследовании инцидентов, связанных с утечкой информации.

Что такое журнал учета инструктажа работников

Журнал учета инструктажа работников по 152-ФЗ представляет собой внутренний документ организации, предназначенный для регистрации фактов проведения обучения, инструктажей и ознакомления сотрудников с правилами обработки персональных данных.

Основными задачами журнала являются:

• подтверждение факта проведения инструктажа;
• фиксация сведений об инструктируемом сотруднике;
• учет прохождения обучения по защите персональных данных;
• контроль соблюдения требований информационной безопасности;
• подтверждение выполнения обязанностей оператора персональных данных.

Документ позволяет работодателю доказать, что работник был своевременно ознакомлен с локальными нормативными актами, политикой обработки персональных данных, правилами доступа к информационным системам и мерами защиты информации.

Правовая основа

Необходимость проведения инструктажей обусловлена требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», а также подзаконными нормативными актами, регулирующими порядок обработки и защиты персональных данных.

• коммерческим компаниям;
• осударственным учреждениям;
• образовательным организациям;
• медицинским учреждениям;
• финансовым организациям;
• страховым компаниям;
• кадровым агентствам;
• интернет-магазинам;
• управляющим компаниям;
• индивидуальным предпринимателям.

Поскольку практически любой работодатель обрабатывает сведения о своих сотрудниках, журнал инструктажа по 152-ФЗ становится важным элементом системы внутреннего контроля.

Виды инструктажей работников по персональным данным

Для обеспечения соблюдения законодательства организации могут проводить несколько видов инструктажей.

Вводный инструктаж:

Вводный инструктаж проводится при приеме нового сотрудника на работу. Работника знакомят с основными требованиями законодательства о персональных данных, политикой организации и правилами информационной безопасности.

В журнале фиксируется дата проведения инструктажа и подписи сторон.

Первичный инструктаж:

Первичный инструктаж проводится перед предоставлением сотруднику доступа к персональным данным.

Во время обучения рассматриваются:

• порядок работы с документами;
• правила хранения сведений;
• ограничения по передаче информации третьим лицам;
• ответственность за нарушения требований 152-ФЗ.

Повторный инструктаж:

Повторный инструктаж проводится периодически для актуализации знаний работников.

Его целью является напоминание основных требований законодательства, разбор типичных ошибок и ознакомление сотрудников с изменениями нормативной базы.

Внеплановый инструктаж:

Основаниями для внепланового инструктажа могут быть:

• изменения законодательства;
• выявленные нарушения;
• утечки персональных данных;
• внедрение новых информационных систем;
• предписания контролирующих органов.

В журнале обязательно указывается причина проведения внепланового инструктажа.

Целевой инструктаж:

Целевой инструктаж проводится при выполнении отдельных задач, связанных с обработкой значительных объемов персональных данных либо получением дополнительных прав доступа к информационным ресурсам.

Структура журнала регистрации инструктажа

Для обеспечения полноты учета рекомендуется использовать журнал с установленным набором реквизитов.

Такая структура позволяет обеспечить полноценный учет всех мероприятий по обучению работников.

При необходимости журнал может содержать дополнительные разделы:

• номер приказа;
• номер локального акта;
• результаты тестирования;
• сведения о проверке знаний;
• примечания;
• отметку о выдаче памятки.

Как правильно заполнять журнал

Оформление журнала должно осуществляться сразу после проведения инструктажа.

Рекомендуемый порядок действий:

• Проведение инструктажа работника.
• Проверка усвоения материала.
• Внесение сведений в журнал.
• Получение подписей участников.
• Передача документа на хранение ответственному лицу.

Записи должны быть четкими, разборчивыми и не содержать исправлений без соответствующего подтверждения.

На практике часто встречаются следующие нарушения:

• отсутствие подписей;
• пропуски обязательных граф;
• указание неполных сведений о сотруднике;
• отсутствие даты инструктажа;
• несвоевременное внесение записей;
• отсутствие сведений о лице, проводившем обучение.

Кто ведет и хранит документ

Ведение журнала обычно поручается сотруднику, ответственному за организацию обработки персональных данных.

Это может быть:

• специалист по защите информации;
• сотрудник кадровой службы;
• юрист;
• специалист по информационной безопасности;
• иное лицо, назначенное приказом руководителя.

Ответственный обеспечивает актуальность записей и сохранность документа.

Сроки хранения

Срок хранения определяется внутренними документами организации с учетом требований законодательства РФ и правил архивного делопроизводства.

После завершения использования журнал подлежит архивному хранению вместе с иной документацией по защите персональных данных.

Нормативные требования 152-ФЗ

Федеральный закон № 152-ФЗ устанавливает обязанность оператора принимать необходимые организационные меры для защиты персональных данных.

• обучение сотрудников;
• ознакомление работников с локальными документами;
• ограничение доступа к сведениям;
• контроль соблюдения требований безопасности;
• проведение внутренних проверок.

Журнал регистрации инструктажа является одним из доказательств выполнения указанных обязанностей.

Дополнительно рекомендуем ознакомиться с должностной инструкцией СДЛ по ПОД/ФТ-она определяет, кто в компании отвечает за проведение инструктажей.

Похожий принцип фиксации применяется и в журнале учета проверок контролирующими органами-оба документа должны храниться и предъявляться по первому требованию инспектора.

Дополнительно организация должна иметь:

• Политику обработки персональных данных;
• Положение о защите персональных данных;
• перечень лиц, допущенных к обработке данных;
• обязательства о неразглашении информации;
• приказы о назначении ответственных лиц.

Где применяется журнал

Журнал используется во всех организациях, где осуществляется обработка персональных данных.

Наиболее востребован документ в следующих сферах:

• банки и микрофинансовые организации;
• страховые компании;
• медицинские центры;
• образовательные учреждения;
• кадровые агентства;
• бухгалтерские компании;
• интернет-магазины;
• государственные учреждения;
• управляющие компании ЖКХ;
• транспортные организации;
• предприятия торговли и сферы услуг.

Фактически любой работодатель, имеющий сотрудников и клиентов, является оператором персональных данных и нуждается в документальном подтверждении проведения инструктажей.

Где купить журнал учета инструктажа по 152-ФЗ

Для удобства организаций можно использовать готовый журнал учета инструктажа работников по 152-ФЗ. Такой документ уже содержит все необходимые графы и соответствует требованиям делопроизводства.

ООО «НПЦ Финансового мониторинга» предлагает заказать готовый журнал регистрации инструктажей по защите персональных данных для организаций различных сфер деятельности.

Форматы оформления

Журнал может выпускаться в нескольких вариантах:

• формат А4;
• мягкий переплет;
• твердый переплет;
• прошнурованный журнал;
• электронный шаблон;
• PDF-форма для печати;
• шаблон Word;
• шаблон Excel.

На что обратить внимание при покупке

При выборе журнала рекомендуется учитывать:

• соответствие требованиям 152-ФЗ;
• наличие всех обязательных граф;
• качество печати;
• удобство заполнения;
• количество листов;
• возможность долгосрочного хранения.

Журнал учета инструктажа работников по 152-ФЗ является важным элементом системы защиты персональных данных в организации. Документ подтверждает факт обучения сотрудников, позволяет контролировать соблюдение требований законодательства и снижает риски нарушений в области обработки персональных данных.

Правильное ведение журнала, своевременное внесение записей и организация хранения документа помогают работодателю подтвердить выполнение обязанностей оператора персональных данных и успешно проходить проверки контролирующих органов.