Нужно ли стоматологии подавать уведомление в Роскомнадзор?

Каждый предприниматель, работающий в сфере здравоохранения, включая владельцев стоматологических кабинетов и клиник, обязан соблюдать законодательство Российской Федерации относительно обработки персональных данных пациентов. Это требование особенно актуально для медицинских учреждений, поскольку они собирают и хранят чувствительную персональную информацию о пациентах — ФИО, адрес проживания, медицинские диагнозы и прочие конфиденциальные данные.

Согласно Федеральному закону №152-ФЗ «О персональных данных», юридические лица обязаны предупреждать специальный уполномоченный орган государственной власти (Роскомнадзор), осуществляющий контроль над обработкой персональных данных, о решении осуществлять такую обработку. Давайте разберемся подробнее, почему важно подать такое уведомление именно стоматологическим клиникам и как правильно оформить этот документ.

Зачем нужно подавать уведомление?

Уведомление в Роскомнадзор - обязательное условие законной обработки персональных данных в организациях всех форм собственности, занимающихся медицинской деятельностью. Отсутствие регистрации информации об обработке личных данных пациента влечет серьезные последствия вплоть до административных штрафов и приостановления деятельности клиники.

Для стоматологических организаций подача уведомления важна потому, что они регулярно работают с личной информацией клиентов (пациентов). Каждый раз, когда пациент обращается в клинику, организация собирает личные данные (ФИО, паспортные данные, контактная информация, медицинская история болезни и др.). Обработка этих данных должна происходить строго в рамках законодательства.

Подавая уведомление, стоматологическая клиника официально заявляет государству о своей готовности защищать персональные данные пациентов и соблюдает требования закона. Таким образом, регистрация позволяет клинике легально обрабатывать персональные данные, избегая риска нарушения прав граждан и последующих санкций.

Какие виды данных попадают под регулирование?

Законодательство требует уведомления органа надзора о любых видах персональных данных, которые собираются и хранятся в клинике.

Уведомление Роскомнадзор стоматология включает следующие категории:

• Личные данные пациентов (ФИО, возраст, семейное положение);
• Контакты (телефон, электронная почта, почтовый адрес);
• Информация о здоровье (медицинские карты, жалобы, назначения врача, результаты обследования);
• Биометрические данные (фотографии, рентгенограммы);
• Данные о страховании (полисы обязательного медицинского страхования, договоры добровольного страхования).

Все указанные категории являются объектом внимания Роскомнадзора, и каждая стоматологическая клиника обязана заявить о факте обработки таких данных.

Актуальные сроки подачи уведомления

Важно учитывать установленные законом сроки подачи уведомления. Согласно действующему законодательству, юридическому лицу необходимо направить заявление о намерении по обработке персональных данных еще до начала работы с ними.

Если ваша стоматологическая клиника недавно зарегистрирована и приступила к работе с клиентами, вам следует незамедлительно подготовить и отправить уведомление в Роскомнадзор. Если же ваше учреждение уже работает какое-то время, но ранее не подавало подобного заявления, то тем более лучше сделать это как можно скорее, чтобы избежать возможных штрафных санкций.

В случае изменений отправленных сведений оператор обязан известить РКН обо всех правках не позже 15-го числа месяца, наступающего вслед за периодом, в котором произошли соответствующие изменения.

Как правильно составить уведомление?

Документ составляется по установленной форме, утвержденной приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. Электронный бланк заявления можно заполнить онлайн либо скачать на портале РКН.

Как же правильно и без ошибок заполнить уведомление? Рассмотрим по разделам уведомление в Роскомнадзор стоматология образец заполнения:

1. Общие сведения об операторе.

Что касается стоматологических клиник, то оператором персональных данных выступает непосредственно сама клиника либо ее владелец. В уведомлении следует указать официальное название организации, ее фактический адрес и контактные данные. Данная информация необходима Роскомнадзору для правильной идентификации оператора.

2. Цель обработки.

Предоставление стоматологической помощи пациентам, учет посещений, проведение диагностики и лечения зубов, работа с внутренней документацией и амбулаторными картами пациента. Формулировки указывайте максимально конкретные, чтобы убедительно подтвердить законность действий по работе с персональными данными.

3. Категории субъектов.

Пациенты, сотрудники, контрагенты.

4. Перечень обрабатываемых данных.

Фамилия, имя, отчество, контактный номер телефона, адреса электронной почты, паспорта, полисы ОМС, медицинский анамнез, заключения врачей, результаты обследований и анализов.

5. Средства автоматизации обработки персональных данных.

Автоматизированные информационные системы, программы ведения клиентской базы, CRM-системы.

6. Ответственное лицо.

Указание данных (ФИО, адрес, контактный телефон и эл.почта) о сотруднике, который отвечает за организацию обработки персональных данных.

7. Способы защиты данных.

Антивирусное программное обеспечение, шифрование каналов передачи данных, регулярное обновление программного обеспечения, контроль и ограничение доступа сотрудников к базам данных.

8. Расположение оборудования.

В сведениях о местонахождении базы данных информации, которая включает личные данные граждан РФ, указываем, что серверы находятся на территории РФ, используются лицензионные средства хранения и обработки данных.

9. Согласия субъектов данных.

Заявляемое согласие на работу с конфиденциальной информацией предоставляется субъектами путем подписания договора об оказании услуг вместе с согласием на обработку персональных данных, а также иными способами, предусмотренными законом.

Нужно запомнить, что даже однократное нарушение правил подачи уведомления грозит бизнесу административной ответственностью. Сумма штрафа варьируется в зависимости от обстоятельств дела и статуса нарушителя, однако максимальным пределом наказания является штраф до нескольких миллионов рублей, а также возможная временная остановка вашей деятельности.

Отправка уведомления в Роскомнадзор является важным моментом в деятельности стоматологической клиники. Без данного шага невозможно легитимно получать и фиксировать сведения о пациентах, оформлять амбулаторные карты. В условиях правового поля оперативное составление уведомления о персональных данных гарантирует бесперебойную работу любого бизнеса.