Какие документы нужны организации по 152-ФЗ

Федеральный закон № 152-ФЗ регулирует обработку и защиту персональных данных физических лиц на территории Российской Федерации. Каждая компания обязана соблюдать требования закона и разработать ряд обязательных документов, обеспечивающих безопасность личной информации сотрудников, клиентов и контрагентов. Несоблюдение норм грозит штрафами и санкциями со стороны Роскомнадзора. Рассмотрим, какие документы нужны по 152-ФЗ.

Обязательные документы по 152-ФЗ

Каждая компания обязана вести внутреннюю документацию, регламентирующую процесс обработки и защиты персональных данных (ПДн), среди которой выделяют следующие основные виды документов:

• Политика в отношении обработки персональных данных. Этот документ фиксирует принципы и методы обработки ПДн в рамках конкретной организации, а также определяет цели, сроки и способы использования собранных данных.

• Правила внутреннего трудового распорядка, касающиеся порядка предоставления и защиты ПДн сотрудников.

• Приказ руководителя о назначении лица, ответственного за обеспечение безопасности собираемой информации. Организация должна определить конкретного сотрудника, который будет отвечать за проведение мероприятий по защите ПДн и контролировать выполнение установленных правил.

• Формы заявлений/согласий для обработки персональных данных. Физические лица предоставляют своё письменное согласие на сбор, обработку и передачу своих персональных данных, подписывая соответствующие формы, разработанные в компании.

• Уведомление в Роскомнадзор о факте начала обработки персональных данных. Все организации обязаны уведомлять контролирующий орган обо всех видах своей деятельности, связанной с обработкой персональных данных.

• Акты инвентаризации технических средств и систем, используемых для обработки ПДн. Данный акт отражает наличие средств вычислительной техники, сетей передачи данных и программного обеспечения, применяемого для хранения и обработки конфиденциальной информации.

• Документирование процесса классификации угроз безопасности. Компания должна классифицировать возможные угрозы и риски утраты или неправомерного использования данных и принять адекватные меры по их предотвращению.

• Регистрация фактов обращений граждан по поводу изменений или удалений их персональных данных. Каждый гражданин имеет право требовать внесения поправок или уничтожения собственных данных, что фиксируется специальным журналом учета обращений.

• Программа повышения квалификации сотрудников, работающих с персональными данными. Периодическое повышение уровня осведомленности сотрудников помогает снизить вероятность нарушений законов и повышает общий уровень культуры защиты.

• Программы тестирования системы защиты данных. Эти программы помогают выявить слабые места в инфраструктуре и своевременно устранить выявленные недостатки.

Чтобы подтвердить выполнение требований законодательства, каждая организация обязана сформировать полный пакет документов для соблюдения норм конфиденциальности и полной защиты информации своих сотрудников, клиентов и иных лиц.

Перечень документов по 152-ФЗ

Так выглядит примерный список документов по 152-ФЗ, который может варьироваться в зависимости от характера бизнеса и организационной структуры предприятия:

1. Уведомление об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных.
2. Положение по обработке и защите персональных данных.
3. Политика обработки персональных данных.
4. Форма Согласия на обработку персональных данных.
5. Приказ «О принятии внутренних нормативных документов и формуляров, касающихся обработки персональных данных».
6. Перечень применяемых средств для защиты информации.
7. План мероприятий по приведению обработки ПДн в соответствие с требованиями законодательства РФ.
8. Приказ «О назначении Комиссии по приведению обработки ПДн в соответствие с требованиями законодательства РФ».
9. Приказ «О назначении лиц, ответственных за обработку ПДн в организации».
10. Приказ «О утверждении локальных нормативных актов и прочих документов в области персональных данных».
11. Перечень должностей, имеющих доступ к ПДн.
12. Перечень обрабатываемых персональных данных.
13. Технический паспорт информационных систем персональных данных.
14. Форма Обязательства о неразглашении специальной информации.
15. Форма Соглашения об обеспечении безопасности обрабатываемых персональных данных.
16. Положение об обеспечении безопасности ПДн
17. Регламент учёта, хранения и уничтожения персональных данных.
18. Регламент реагирования на запросы от субъектов персональных данных.
19. Регламент взаимодействия работников с органами власти по вопросам защиты и обработки ПДн.
20. Регламент резервного копирования персональных данных.
21. Регламент проведения контрольных мероприятий и реагирования на инциденты в сфере информационной безопасности.
22. Функциональная инструкция администратора безопасности информационных систем ПДн.
23. Акты определения уровня защищенности ПДн и их обработку в информационной системе.
24. Приказ «Об утверждении документов пользователя информационных систем персональных данных».

Ключевые моменты

• Строго соблюдайте требования законодательства о защите персональных данных.

• Разработайте внутренние документы, которые необходимы согласно каждому положению закона.

• Определите сотрудника, ответственного за выполнение политики обработки персональных данных в рамках компании.

• Организуйте ведение учёта обрабатываемых персональных данных и периодически контролируйте эффективность системы IT безопасности.

Согласно 152-ФЗ документы в организации должны соответствовать установленным нормам и требованиям.

Важность разработки пакетов документов

Организационная документация необходима для подтверждения легитимности процессов обработки персональных данных и предотвращения потенциальных юридических последствий, включая штрафы и санкции со стороны регуляторов. Понимая важность правильного оформления и содержания каждого документа, многие компании предпочитают привлекать профессиональных консультантов для помощи в разработке всей необходимой документации.

Создание полноценной базы документов по защите персональных данных является обязательным условием успешной деятельности и долгосрочного развития организации. Полный список документов по 152-ФЗ обеспечивает юридическую основу деятельности компании и защищает персональные данные, что крайне важно в условиях современного цифрового экономического пространства.