Журнал учёта съёмных носителей информации: правила ведения и образец заполнения

Журнал учёта съёмных носителей информации тесно связан с Федеральным законом №152-ФЗ «О персональных данных» (152-ФЗ), так как он является одним из инструментов обеспечения безопасности персональных данных (ПДн) и соблюдения требований этого закона. Журнал является инструментом реализации требований 152-ФЗ о защите персональных данных.

Защита персональных данных и иной конфиденциальной информации - обязательное требование для организаций в России. Одним из инструментов контроля за движением носителей данных выступает журнал учёта съёмных машинных носителей информации. Он помогает обеспечить безопасность данных, предотвратить утечки и соответствовать требованиям регуляторов, в том числе ФСТЭК.

Зачем нужен журнал учёта съёмных носителей

Журнал учёта съёмных носителей информации ДСП - это документ, фиксирующий все операции со съёмными носителями (флешками, внешними жёсткими дисками, CD/DVD‑дисками и т. д.), содержащими персональные данные (ПДн) или информацию ограниченного доступа (в т. ч. ДСП).

Журнал учета разрешенных съемных носителей, основные задачи :

• контроль выдачи и возврата носителей сотрудникам;

• фиксация перемещения носителей между подразделениями;

• учёт уничтожения носителей, пришедших в негодность или отслуживших срок;

• обеспечение возможности расследования инцидентов (утраты, хищения, несанкционированного копирования данных);

• соответствие требованиям 152‑ФЗ «О персональных данных» и методическим рекомендациям ФСТЭК России по защите информации.

Требования ФСТЭК к учёту съёмных носителей

ФСТЭК (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю) устанавливает строгие правила обращения с носителями, содержащими защищаемую информацию. Согласно её рекомендациям, журнал учёта съёмных носителей персональных данных должен:

• вестись в бумажном или электронном виде (при условии защиты электронной версии);

• содержать уникальный учётный номер каждого носителя;

• фиксировать ФИО и должность сотрудника, получившего носитель;

• указывать дату и время выдачи/возврата;

• делать отметку о цели использования носителя;

• содержать подпись ответственного за выдачу и получателя;

• предусматривать раздел для отметок об уничтожении носителя.

Организация обязана разработать и утвердить приказом внутренний регламент, устанавливающий правила ведения журнала и порядок обращения со съёмными носителями.

Правила ведения журнала учёта

Чтобы журнал выполнял свою функцию и был признан проверяющими органами, соблюдайте следующие правила:

1. Регистрация носителей. Каждому новому носителю присваивается уникальный учётный номер, который наносится на сам носитель (например, на этикетку) и вносится в журнал.

2. Выдача. При выдаче сотрудник получает носитель под подпись. В журнале указываются:

• учётный номер носителя;

• ФИО и должность получателя;

• дата и время выдачи;

• цель использования;

• подпись выдавшего и получившего.

3. Возврат. При возврате делается отметка о получении, проверяется целостность носителя, фиксируется дата и время.

4. Уничтожение. Носители, пришедшие в негодность, подлежат уничтожению (путём разрезания, крошения, демонтажа) с составлением акта. В журнале делается запись об уничтожении с указанием номера акта и даты.

5. Хранение. Журнал хранится в защищённом месте (сейфе, металлическом шкафу) в течение установленного срока (обычно не менее 5лет). Доступ к нему имеют только уполномоченные лица.

6. Проверки. Периодически проводятся проверки соответствия записей в журнале фактическому наличию носителей.

Образец заполнения журнала учёта съёмных носителей информации

Типовая форма журнала включает следующие графы:

Ответственность за нарушение правил учёта

Несоблюдение требований по учёту, т.е. журнал учета съёмных носителей содержащих персональные данные, влечёт административную ответственность согласно КоАПРФ. Организации и должностные лица могут быть оштрафованы за:

• отсутствие журнала учёта;

• несвоевременное внесение записей;

• несанкционированный доступ к носителям;

• утрату или хищение носителей из‑за отсутствия контроля.

Сотрудники, нарушившие правила использования и хранения носителей, несут дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения.

Требования к хранению и защите

• Носители, содержащие защищаемую информацию, должны храниться в условиях, исключающих несанкционированный доступ: в сейфе, металлическом шкафу или специально оборудованном помещении с ограниченным доступом.

• Запрещается оставлять носители без присмотра на рабочих столах, в открытой упаковке или в местах общего доступа.

• Журнал учёта хранится в защищённом месте (сейфе или шкафу) в течение установленного срока (не менее 5лет).

• Передача носителей другим лицам допускается только с разрешения руководителя и с внесением соответствующей записи в журнал.

Практические рекомендации

Чтобы упростить ведение журнала и снизить риски ошибок:

• используйте электронные формы журнала с защитой паролем и резервным копированием;

• назначьте ответственного за учёт носителей приказом руководителя;

• проводите инструктаж сотрудников по правилам обращения со съёмными носителями;

• регулярно обновляйте внутренние регламенты в соответствии с изменениями законодательства;

• храните носители в специально оборудованных помещениях с ограниченным доступом.

Ведение журнала учёта съёмных носителей информации - не формальность, а важный элемент системы защиты данных. Правильно организованный учёт помогает предотвратить утечки информации, избежать штрафов и обеспечить бесперебойную работу организации в рамках действующего законодательства РФ. При проверках Роскомнадзора отсутствие журнала или его формальное ведение может быть расценено как нарушение требований 152-ФЗ. Это может привести к административной ответственности и штрафам.