Что такое обезличивание ПД: определение, цель, отличие от удаления и блокировки
Обезличивание персональных данных — это процедура, при которой становится невозможным определить принадлежность сведений конкретному человеку без использования дополнительной информации. В соответствии с требованиями 152-ФЗ оператор может применять обезличивание для снижения рисков утечки данных, проведения аналитики, статистических исследований и повышения уровня информационной безопасности.
Важно отличать обезличивание от блокировки и удаления. При блокировке обработка персональных данных временно прекращается, но сведения продолжают храниться в информационных системах. Удаление (уничтожение) предполагает полное исключение данных из баз и документов. Обезличивание же позволяет использовать массив сведений без возможности идентификации субъекта персональных данных.
Для подтверждения выполнения процедуры многие организации ведут журнал обезличивания персональных данных, в котором фиксируют все действия по обработке и изменению сведений.
Обязан ли оператор вести журнал: требования 152-ФЗ и позиция Роскомнадзора
Федеральный закон № 152-ФЗ не содержит прямой нормы, обязывающей каждого оператора вести журнал учета операций обезличивания. Однако законодательство требует документально подтверждать соблюдение требований к обработке персональных данных и обеспечению их безопасности.
На практике журнал учета операций по обезличиванию персональных данных помогает подтвердить выполнение внутренних процедур при проверке Роскомнадзора, проведении аудита или расследовании инцидентов. Поэтому многие компании закрепляют обязанность его ведения в локальных нормативных актах (ЛНА), положении о работе с персональными данными или отдельном приказе руководителя.
Наличие журнала позволяет определить, когда была проведена процедура, какие данные подвергались обработке, кто являлся ответственным исполнителем и какой метод обезличивания использовался.
Методы обезличивания персональных данных
Постановления Правительства РФ и методические рекомендации предусматривают различные способы обезличивания данных.
Наиболее распространёнными являются:
- перемешивание записей;
- декомпозиция массивов данных;
- замена идентификаторов;
- изменение состава атрибутов;
- сокращение объема сведений;
- разделение информации на несколько независимых баз;
- использование специальных программных средств.
Например, ФИО сотрудника может заменяться уникальным номером, а таблица соответствия храниться отдельно с ограниченным доступом. Такой подход позволяет использовать обезличенные данные без раскрытия личности человека.
Выбранные методы рекомендуется фиксировать в журнале учета операций обезличивания и внутренних документах организации.
Состав журнала: какие операции фиксировать
Унифицированная форма журнала законодательством не установлена. Оператор вправе разработать собственный шаблон документа с учетом специфики обработки персональных данных.
Обычно журнал содержит следующие графы:
- номер записи;
- дата операции;
- наименование информационной системы или базы данных;
- описание обезличиваемых сведений;
- метод обезличивания;
- цель проведения процедуры;
- ФИО и должность ответственного лица;
- результат операции;
- примечания.
Дополнительно можно предусмотреть сведения о приказе, на основании которого проводилось обезличивание, а также реквизиты акта выполненных работ.
Чем подробнее оформлены записи, тем проще подтвердить соблюдение требований законодательства при проверке.
Порядок ведения журнала
Журнал обезличивания персональных данных может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Главное условие — обеспечение достоверности записей и невозможности их несанкционированного изменения.
Для организации работы рекомендуется:
- Утвердить форму журнала приказом.
- Назначить ответственного сотрудника.
- Закрепить порядок заполнения в ЛНА.
- Определить случаи обязательной регистрации операций.
- Проводить периодический контроль полноты записей.
На практике ведение журнала чаще всего поручают специалисту по защите персональных данных, сотруднику кадровой службы, ИТ-подразделению или ответственному за обработку персональных данных.
Сроки хранения журнала
Конкретный срок хранения журнала учета операций по обезличиванию персональных данных федеральным законодательством не установлен. Поэтому оператор должен закрепить его самостоятельно во внутренних документах.
При определении срока следует учитывать сроки хранения документов по обработке персональных данных, требования архивного законодательства и необходимость подтверждения действий компании в случае проверок или судебных споров.
Наиболее распространённый подход — хранить журнал не менее срока действия соответствующих процессов обработки персональных данных плюс несколько лет после их завершения.
Изменения с 1 сентября 2025 года
С 1 сентября 2025 года вступили в силу новые требования к обезличиванию персональных данных, направленные на усиление контроля за использованием обезличенных сведений и повышение прозрачности процедур обработки.
Операторам необходимо уделять больше внимания документальному подтверждению проводимых действий, используемым технологиям обезличивания, мерам защиты информации и внутреннему контролю. Особое значение приобретают локальные нормативные акты, регламентирующие порядок обезличивания, хранения и использования данных.
В связи с изменениями организациям рекомендуется актуализировать положение о работе с персональными данными, пересмотреть инструкции и обеспечить ведение необходимой документации.
Ответственность за нарушения
Нарушение требований законодательства о персональных данных может повлечь административную ответственность. Роскомнадзор вправе выдать предписание об устранении нарушений, а также привлечь оператора к ответственности по соответствующим статьям КоАП РФ.
Отсутствие документов, подтверждающих законность обработки персональных данных, включая сведения об обезличивании, может рассматриваться как недостаток системы внутреннего контроля. Кроме штрафов, компания рискует столкнуться с претензиями субъектов персональных данных, репутационными потерями и необходимостью устранения выявленных нарушений в сжатые сроки.
Образец и шаблон журнала обезличивания персональных данных
Организация вправе разработать собственный журнал обезличивания персональных данных с учетом специфики деятельности. В документ рекомендуется включить дату проведения операции, описание данных, метод обезличивания, основание проведения процедуры и сведения об ответственном сотруднике.
Готовый шаблон позволит стандартизировать учет операций, снизить риск ошибок и подтвердить соблюдение требований 152-ФЗ при проверках Роскомнадзора. Перед использованием форму необходимо утвердить приказом руководителя и закрепить в локальных нормативных актах компании.
