Сроки хранения персональных данных по 152-ФЗ

Основные положения о хранении персональных данных

Персональные данные клиентов, соискателей, работников, контрагентов (ПДн) нужно хранить только в течение времени, необходимого для достижения целей их обработки. В случае если цель достигнута или при отсутствии необходимости в данных они должны быть обезличены или уничтожены, т.е. не содержать личной информации.

Факторы, определяющие срок хранения документов по персональным данным:

• Информация и время, необходимое для достижения цели использования;
• Срок, прописанный в соглашении между оператором и субъектом;
• Исчезновение потребности в использовании данных;
• Закон 152-ФЗ.

Сроки хранения различных категорий документов

Организация обязана хранить:

• Сведения о приеме и увольнении - 3 года;
• Документы по денежным начислениям (зарплатные ведомости) - 75 лет;
• Служебная документация, приказы, справки, банковские соглашения - 5 лет;

Согласие на обработку персональных данных можно хранить в течение 3 лет после окончания срока его действия, если иное не предусмотрено дополнительным соглашением.

Особые случаи хранения

В единой системе пенсионного страхования данные хранятся 60 лет при наличии:

• Информации о персональном счете;
• Документов установленной формы с подписью;
• Электронных дубликатов с ЭЦП;
• Данных о пенсионных отчислениях;
• Требования к хранению.

Оператор обязан:

• Назначить ответственное лицо за обработку и хранение;
• Обеспечить безопасность материальных носителей;
• Разработать внутренние документы по работе с ПДн;
• Определить механизмы доступа и контроля;
• Обеспечить возможность обезличивания и уничтожения данных.

Рекомендации по работе с данными

В некоторых случаях рекомендуется не уничтожать, а обезличивать данные из-за временных ограничений по подаче исковых заявлений. Это позволяет сохранить возможность защиты прав в суде без нарушения законодательства о персональных данных.

Срок хранения журналов аудита по работе с персональными данными

1. Что такое журналы аудита

Журналы аудита — это документы, фиксирующие все действия с персональными данными в организации. Они включают записи о:

• Доступ к базам данных;
• Операциях с персональными данными;
• Изменениях в системах обработки;
• Контрольных проверках;

2. Сколько хранить?

Согласно действующему законодательству, журналы регистрации, включая журналы учета и аудита, хранятся в течение 3 лет с момента завершения работы с документами.

3. Важные особенности хранения

Требования к хранению журналов:

• Одинаковые сроки для бумажных и электронных версий;
• Обеспечение защиты от несанкционированного доступа;
• Наличие системы контроля целостности данных;
• Назначение ответственного лица.

4. Порядок уничтожения

По истечении установленного срока хранения журналы аудита подлежат уничтожению в установленном порядке. Процесс должен быть документально зафиксирован актом об уничтожении.

5. Дополнительные рекомендации

Для правильного учета:

• Ведите точную фиксацию начала срока хранения;
• Проводите регулярные проверки актуальности данных;
• Обеспечьте резервное копирование;
• Разработайте внутренние процедуры хранения и уничтожения.

6. Ответственность за нарушение

Несоблюдение сроков хранения журналов аудита может привести к:

• Административной ответственности;
• Штрафам со стороны надзорных органов;
• Нарушению требований законодательства о персональных данных.

7. Документальное оформление

Необходимые документы:

• Локальные нормативные акты, регулирующие хранение;
• Журнал учета и регистрации;
• Акты о завершении срока хранения;
• Акты об уничтожении документов.

Важно помнить, что все операции с журналами аудита должны проводиться в строгом соответствии с внутренними регламентами организации и требованиями законодательства о персональных данных.

Ответственность за нарушение сроков

За несоблюдение установленных сроков хранения по персональным данным и обработки персональных данных предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность.

Важно помнить, что любые операции с персональными данными должны осуществляться только при наличии письменного согласия субъекта в установленной форме. После отзыва согласия владельцем данных все операции должны быть прекращены.