Обеспечение защиты персональных данных - это важный аспект деятельности каждой организации. Законодательством установлены строгие правила относительно сбора, хранения и обработки личной информации работников. Несоблюдение этих требований влечет серьезные последствия как для работодателя, так и для самих сотрудников. Рассмотрим подробнее, что относится к персональным данным сотрудника организации и особенности обработки ПДн в нашей стране.
Что относится к персональным данным сотрудников?
Под персональными данными понимаются любые сведения, относящиеся прямо или косвенно к определенному физическому лицу. Для целей трудового права перечень персональных данных сотрудников включает следующую информацию:
-
Фамилия, имя, отчество;
-
Дата и место рождения;
-
Гражданство;
-
Данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
-
Адрес регистрации и проживания;
-
Контактные телефоны и адреса электронной почты;
-
Информация о семейном положении;
-
Образование и квалификация;
-
Трудовая деятельность и стаж работы;
-
Сведения о состоянии здоровья;
-
Заработная плата и налоговые отчисления.
Эти данные необходимы работодателю для заключения трудовых договоров, расчета заработной платы, начисления налогов и социальных выплат, оформления больничных листов и иных действий, предусмотренных трудовым законодательством.
Требования к обработке персональных данных сотрудника
Организация обязана соблюдать ряд условий при работе с персональными данными сотрудников:
-
Сбор данных осуществляется исключительно с согласия работника либо в случаях, установленных законом (для исполнения обязательств по трудовому договору).
-
ПДн обрабатываются строго в целях, определенных соглашением сторон или законодательством.
-
Работодатель обязан обеспечить безопасность сведений путем принятия организационных мер (ограничение доступа, использование защищенных каналов связи, назначение ответственных лиц).
-
Запрещено распространение данных третьим лицам без письменного разрешения сотрудника.
-
Организация должна уведомлять органы власти о факте начала обработки персональных данных.
Требования к обработке персональных данных сотрудника нужно обязательно соблюдать. Несоблюдение указанных норм грозит административной ответственностью, штрафами и уголовным преследованием.
Согласие на обработку персональных данных сотрудника
Для законного использования личной информации работник должен выразить свое добровольное и информированное согласие. Согласно новым требованиям, вступившим в силу с 1 сентября 2025 года, согласие обязательно должно оформляться как отдельный документ.
Документ должен содержать следующие пункты:
-
Цель обработки данных;
-
Категории обрабатываемых данных;
-
Срок действия согласия;
-
Права субъекта данных (право отозвать согласие);
-
Ответственность работодателя за нарушение конфиденциальности.
Работник вправе в любое время отозвать данное ранее разрешение, это не освобождает организацию от ответственности за период предыдущей обработки данных.
Разработаем пакет документов
по персональным данным
Стоимость от 11 900 р.
Цели обработки персональных данных сотрудников
Цель обработки персональных данных сотрудников определяется внутренними потребностями работодателя и нормами действующего законодательства. Основные цели включают:
-
Заключение и исполнение трудовых договоров;
-
Выполнение обязанностей перед налоговыми органами и фондами социального страхования;
-
Осуществление кадрового учета и отчетности;
-
Оценка квалификации и управление персоналом;
-
Предоставление социальной поддержки и льгот сотрудникам.
Каждая организация самостоятельно определяет конкретные цели обработки исходя из специфики своей деятельности.
Где и как хранить персональные данные сотрудников?
Хранение ПДн должно осуществляться в таких условиях, при которых исключен несанкционированный доступ посторонних лиц. Рекомендуется использовать специализированные системы управления базами данных, шифрование файлов и резервирование информации. Наиболее распространенными способами являются:
-
Электронные базы данных на сервере предприятия;
-
Локальные компьютеры с ограниченным кругом пользователей;
-
Специальные помещения с охранной сигнализацией и видеонаблюдением;
-
Использование облачных сервисов с высоким уровнем безопасности, где хранить персональные данные сотрудников особенно удобно.
Важно учитывать риск утраты или повреждения документов и регулярно проводить аудит информационной инфраструктуры.
Сроки хранения персональных данных сотрудников
Длительность хранения варьируется в зависимости от важности и назначения конкретных данных. Информацию о том, сколько лет хранятся персональные данные сотрудников регламентирует Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".
Сроки хранения персональных данных по 152-ФЗ для наиболее частых видов документов:
|
Документ |
Срок хранения |
|
Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
|
50 лет; 75 лет - если оформлены до 2003 года
|
|
Документы по личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)
|
50 лет; 75 лет - если оформлены до 2003 года
|
|
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)
|
50 лет; 75 лет - если оформлены до 2003 года
|
|
Приказы, распоряжения по личному составу, а также дополнения к ним (докладные записки, справки, заявления): о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы
|
50 лет; 75 лет - если оформлены до 2003 года
|
|
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 лет (При вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет)
|
|
Приказы о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью
|
5 лет |
|
Приказы о направлении в командировку
|
5 лет |
|
Приказы о дисциплинарных взысканиях
|
3 года |
Закон устанавливает срок хранения персональных данных в течение 75 лет для документов долгосрочного хранения, делопроизводство по которым было завершено до 1 января 2003 года включительно.
Если законодательство или соглашение с сотрудником не определяют срок хранения ПДн, то их следует хранить ровно столько, сколько необходимо для достижения целей обработки. После того, как указанные цели достигнуты или необходимость в их достижении отпала, обработанные персональные данные должны быть уничтожены или обезличены.
Как правильно работать с персональными данными сотрудников
Чтобы избежать нарушений закона и минимизировать риски утечки конфиденциальной информации, рекомендуется:
-
Регулярно обновлять внутренние регламенты и процедуры по защите данных.
-
Проводить обучение сотрудников правилам обращения с информацией.
-
Назначить ответственное лицо за обеспечение безопасности данных.
-
Использовать современные средства криптографической защиты и антивирусные программы.
-
Периодически проверять состояние технической инфраструктуры и устранять выявленные уязвимости.
-
Оформлять необходимые документы (регистрационные формы, соглашения о неразглашении).
-
Своевременно уничтожать устаревшие или избыточные записи.
Следуя рекомендациям как работать с персональными данными сотрудников, можно значительно повысить уровень защищенности личной информации и предотвратить возможные негативные последствия. От правильности подхода зависят доверие коллектива, защита деловой репутации фирмы и соблюдение правовых норм.
