Как работодателю подать уведомление в Роскомнадзор?

Каждый российский работодатель обязан соблюдать требования законодательства о защите персональных данных сотрудников. Согласно Федеральному закону № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г., работодатель должен подавать уведомление в Роскомнадзор (РКН), если обрабатывает персональные данные работников. Давайте разберемся подробнее, зачем и как именно подается такое уведомление.

Зачем работодателям уведомлять Роскомнадзор?

Уведомление — документ, который работодатель обязан направить в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор), если компания обрабатывает персональные данные сотрудников или клиентов. К таким данным относятся любые сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо: ФИО, адрес прописки, контактная информация, идентификационные коды и прочие подобные данные.

Это обязательное требование российского законодательства, которое защищает права субъектов персональных данных и гарантирует безопасность хранения конфиденциальной информации.

Когда подача уведомления обязательна?

Работодатель должен подавать уведомление в Роскомнадзор, если выполняется хотя бы одно из условий:

• Организация собирает и обрабатывает персональные данные физических лиц (например, анкеты кандидатов, трудовые договоры).
• Компания применяет автоматизированные системы обработки личных сведений (базы данных, облачные сервисы).
• Персональная информация передается третьим лицам (страховым компаниям, банковским учреждениям).

Другими словами, если сотрудник работает удалённо, пользуется электронной почтой, имеет доступ к корпоративному сайту или электронным сервисам, работодатель автоматически попадает под действие нормативов, регулирующих необходимость направления уведомления в контролирующий орган.

Однако существуют исключения, освобождающие работодателей от подачи уведомления:

• Обработка осуществляется исключительно вручную (без электронных баз данных).
• Личные данные используются только внутри организации и не передаются другим субъектам.

Из вышеперечисленного можно заметить, что нужно ли работодателю подавать уведомление в Роскомнадзор зависит от характера деятельности компании и методов хранения персональной информации.

Какие последствия ждут работодателя, если уведомление не было подано вовремя?

Если работодатель не подал уведомление, его ждут негативные последствия:

• Штрафные санкции за нарушение закона о защите персональных данных.
• Предписание прекратить обработку данных вплоть до устранения нарушений.
• Репутационные риски и потеря доверия среди клиентов и партнеров.

Чтобы избежать неприятностей, важно своевременно отправить уведомление и убедиться в соблюдении всех требований закона.

Пошаговая инструкция: как работодателю подать уведомление в Роскомнадзор

Шаг 1. Определение целей обработки

Прежде необходимо чётко сформулировать цели сбора и обработки персональных данных ваших сотрудников. Например, такие цели могут включать следующие аспекты:

• оформление трудовых отношений;
• расчёт заработной платы;
• ведение кадрового учёта;
• обеспечение безопасности труда;
• предоставление социальных гарантий.

Обработка должна осуществляться исключительно в рамках заявленных целей и законных оснований. Если сотрудники согласны на обработку дополнительной информации сверх минимально необходимой, потребуется письменное согласие каждого работника.

Шаг 2. Сбор необходимых документов.

Для подачи уведомления в Роскомнадзор потребуются следующие документы:

1. Форма уведомления.

Форма предоставляется самим органом и доступна на официальном сайте Роскомнадзора. Уведомление должно содержать следующую информацию:

• полное наименование работодателя;
• контактные данные лица, ответственного за работу с персональными данными;
• цель обработки данных;
• перечень обрабатываемых категорий персональных данных;
• правовые основания обработки;
• меры защиты персональных данных;
• сведения о передаче данных третьим лицам.

Заполнять форму необходимо аккуратно и внимательно, проверяя точность всех указанных сведений.

2. Согласия сотрудников.

Если вы собираете дополнительные персональные данные помимо обязательных, каждое ваше взаимодействие с сотрудником должно сопровождаться добровольным согласием последнего. Образец согласия доступен на портале Роскомнадзора либо разрабатывается организацией самостоятельно с учетом соблюдения установленной формы.

3. Документы внутреннего контроля.

Организация обязана разработать внутренние регламенты и положения, регламентирующие порядок обращения с персональными данными. Правила внутреннего контроля включает политику конфиденциальности, инструкции по работе с информацией ограниченного доступа, правила назначения лиц, ответственных за безопасность данных, и другие локальные нормативные акты.

Шаг 3. Заполнение формы уведомления.

Для подачи воспользуйтесь специальной онлайн-формой, размещенной на официальном сайте РКН. Важно заполнить форму аккуратно и внимательно, поскольку любая ошибка может привести к отказу в регистрации.

Основные поля формы включают:

• Полное наименование юридического лица.
• Адрес местонахождения компании.
• Цель сбора и обработки персональных данных.
• Категории субъектов данных (сотрудники, клиенты, подрядчики).
• Меры защиты информации.

Шаг 4. Отправка уведомления

Существует два основных способа отправки уведомления:

• Через личный кабинет на сайте Роскомнадзора.
• Почтой заказным письмом с уведомлением о вручении.

Рекомендуем выбирать первый вариант, так как он позволяет оперативно отслеживать статус вашего заявления и получать подтверждения в электронном виде. Если отправка осуществляется почтой России, обязательно сохраняйте квитанцию и подтверждение факта доставки письма адресату.

Шаг 5. Получение регистрационного номера

После успешной проверки предоставленных вами данных, РКН выдаст вашему предприятию уникальный регистрационный номер оператора обработки персональных данных. Этот номер потребуется указывать в отчетностях и иных документах, связанных с обработкой персональных данных.

Обычно регистрация занимает около месяца, после чего Роскомнадзор направляет официальное письмо-подтверждение регистрации оператора.

Сколько времени отводится на подачу уведомления?

Закон устанавливает четкий срок подачи уведомления — не позднее чем через десять рабочих дней после начала обработки персональных данных.

Просрочка может стать основанием для начисления административного взыскания.

Кроме того, повторная подача уведомления обязательна каждые три года даже при отсутствии изменений в способах обработки данных.

Важные нюансы и рекомендации

• Соблюдение сроков. Согласно закону, уведомление необходимо подавать сразу же после начала обработки персональных данных сотрудников. Несоблюдение сроков может привести к административной ответственности и штрафам вплоть до приостановления операций с личной информацией.
• Обновление информации. При изменении целей обработки, состава обрабатываемой информации или иных существенных условий важно своевременно обновлять ранее предоставленные сведения путём направления дополнительного уведомления в Роскомнадзор.
• Контроль над действиями подрядчиков. Если ваша компания передаёт личные данные сотрудников сторонним организациям (например, банкам, страховым компаниям), убедитесь, что договор предусматривает соответствующие условия защиты конфиденциальной информации и соблюдает законодательство РФ.

Лучше заранее оценить ситуацию и принять осознанное решение относительно необходимости подачи уведомления, ведь ответственность за соблюдение законодательных норм лежит непосредственно на руководстве компании.

Работа с персональными данными требует от работодателей соблюдения строгих правил и требований закона. Регулярная подача уведомлений в Роскомнадзор позволяет своевременно информировать контролирующие органы о действиях компании и минимизировать риски нарушений.