Как правильно заполнять уведомление об обработке персональных данных

Работа с личными данными граждан является важным аспектом ведения бизнеса и предоставления услуг населению. Согласно законодательству Российской Федерации, организации обязаны уведомлять уполномоченный орган - Роскомнадзор - о своей деятельности по сбору, хранению и использованию личной информации пользователей. Рассмотрим, как грамотно заполнить уведомление об обработке персональных данных, чтобы избежать административных штрафов и нарушений прав субъектов данных.

Почему важно правильно заполнить уведомление?

Уведомление об обработке персональных данных представляет собой документ, подтверждающий легальность действий организации по отношению к персональным данным клиентов. Оно помогает подтвердить соблюдение законодательства и защитить интересы обеих сторон процесса обработки. Неправильно составленное или неполное уведомление может привести к санкциям и штрафам со стороны государственных органов.

Когда необходимо отправлять уведомление?

Согласно закону, уведомление должно быть направлено оператором в Роскомнадзор в следующих случаях:

Начало обработки персональных данных.
Изменение ранее поданных сведений о порядке обработки данных.
Завершение обработки данных и исключение возможности дальнейшей их обработки.

Организация должна сообщать государству обо всех изменениях в структуре и методах обработки ПДн.

Кто обязан отправлять уведомление?

Все операторы, занимающиеся сбором, систематизацией, накоплением, использованием, передачей и прочими действиями с персональными данными граждан Российской Федерации, обязаны подавать соответствующее уведомление. Исключением являются случаи, когда обработка осуществляется исключительно внутри организации без привлечения третьих лиц, а также при наличии специального разрешения государства.

При работе с персональными данными оператор должен быть соблюдать требования:

Обеспечение надлежащего хранения информации;
Соблюдение установленных правил обработки данных;
Получение согласия владельца на использование информации;
Размещение информации об обработке ПДн на собственном сайте (при наличии).

Способы подачи

Подать уведомление в РКН можно следующими способами:

1. Онлайн через сайт Роскомнадзора (требуется ЭЦП).

2. Онлайн через портал Госуслуг (нужна подтвержденная учетная запись).

3. В бумажном виде – лично в ближайшее отделение РКН или по почте с уведомлением о вручении.

Шаги по правильному оформлению уведомления

Ниже рассмотрим, как правильно заполнить уведомление об обработке персональных данных:

Шаг 1. Получение официальной формы уведомления

Форма доступна на портале Роскомнадзора и доступна для онлайн заполнения или скачивания. Документ разработан специально для фиксации данных о конкретной операции по обработке ПДн.

Шаг 2. Подробное заполнение обязательных полей.

Необходимо аккуратно внести всю запрашиваемую информацию. Ниже представлен примерный образец заполнения:

1. Тип и наименование оператора. Первым делом необходимо точно определить организацию, являющуюся оператором. Это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, ответственный за сбор и обработку данных. Оператором считается именно та организация, которая непосредственно осуществляет работу с ПДн. Например, если персональные данные обрабатываются на основании договора между двумя компаниями, оператором является сторона, выполняющая непосредственную обработку данных. Укажите:

Название организации (полностью, как зарегистрировано в ЕГРЮЛ или ЕГРИП);
ИНН, КПП и другие регистрационные коды;
Полный почтовый адрес юридического лица;
Контактные данные (номер телефона, e-mail);