Как подготовить ПВК по 115-ФЗ

Как должны быть оформлены правила внутреннего контроля?

• Документ подписывается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

• Ставится печать (если она имеется).

2. В электронном виде

• Документ подписывается с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

• Подходит для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Оба варианта оформления имеют юридическую силу и являются равноправными. Выбор способа оформления зависит от предпочтений организации или предпринимателя, а также от наличия у них электронной подписи.

Требования к содержанию ПВК

ПВК должны включать 12 обязательных программ:

1. программу организации внутреннего контроля;

2. программа идентификации клиентов;

3. программу оценки и управления рисками;

4. программу выявления операций;

5. программу документального фиксирования информации;

6. программу по приостановлению операций;

7. программу подготовки и обучения кадров в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения;

8. программа проверки осуществления внутреннего контроля;

9. программу хранения информации;

10. программу изучения клиента;

11. программу по отказу;

12. программу, регламентирующую порядок применения мер по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества.

Правила внутреннего контроля должны быть разработаны в соответствии с Федеральным законом и постановлениями Правительства РФ в отношении 115-ФЗ.

Правила внутреннего контроля должны включать требования к квалификации специальных должностных лиц, подготовке и обучению кадров, идентификации клиентов и выгодоприобретателей.

Правила внутреннего контроля также должны содержать требования к правилам внутреннего контроля, разрабатываемым организациями и индивидуальными предпринимателями.

Правила внутреннего контроля включают требования к порядку хранения информации и документов, а также к обмену информацией между организациями.

Правила внутреннего контроля требуют идентификации клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев.

В ПВК идентификация должна учитывать степень риска совершения подозрительных операций.

В соответствии с правилами внутреннего контроля, организация должна:

1. Внедрить ключевые программы.

2. Назначить специальное должностное лицо, ответственное за реализацию ПВК(СДЛ).

3. Обеспечить конфиденциальность полученной информации.

4. Соблюдать установленные сроки и порядок:

• пересмотра групп риска клиентов;

• применения мер противодействия;

• документального оформления.

В ПВК обязательно должно быть расписано о назначении СДЛ, его квалификации и обучении.

Квалификация:

• Наличие высшего экономического или юридического образования

• Либо опыт работы от 2 лет на позиции, связанной с исполнением 115-ФЗ

Отсутствие:

• Непогашенной судимости. В том числе за преступления против государственной власти

Профессиональная подготовка:

• Обязательное прохождение специального обучения

• Минимальная продолжительность курса - 8 часов

• Обучение должно проводиться в учреждении с аккредитацией Росфинмониторинга

• По окончании выдается специальное свидетельство

Важно: этот сотрудник будет нести ответственность за соблюдение всех требований ПВК, разработанных в компании, поэтому к его квалификации предъявляются повышенные требования.

Порядок работы и утверждение ПВК, документов и журналов, с которыми можете столкнуться по 115-ФЗ:

1. ПВК по 115-ФЗ (Правила внутреннего контроля) – после распечатывания прошиваются и наоборот приклеивается наклейка с подписью и печатью.



2. Приказ о назначении ответственного сотрудника (СДЛ). Приказ издается один раз. Редактируется только при изменении СДЛ. Если издается новая редакция правил – приказ еще раз издавать не нужно. Однако если меняется СДЛ и назначается новый – приказ нужно переиздать, внести данные в Личный кабинет и заменить карту постановки на учет в Росфинмониторинге (направить в свое МРУ Росфинмониторинга уточненную кварту постановки на учет). Внести данные о новом СДЛ в Личный кабинет.

   
   

3. Журнал обучения по всем формам. При внесении изменений в ПВК, изменении нормативной базы, принятии новых работников и поручении им каких-либо обязанностей в сфере ПОД/ФРОМУ – необходимо проводить обучение (внутреннее, его проводит СДЛ, перечень сотрудников должен быть определен в Приказе), и фиксировать в журнале. Целесообразно вписывать в журнал и обучения со Свидетельствами, но это не обязательно, в таком случае факт проведения обучения подтверждается собственно такими Свидетельствами. (МОЖЕТВЕСТИСЬВ ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.)




4. Журнал проверок и сверок по Перечню террористов, Перечню Межведомственного координационного органа по ПФТ, Сводному перечню Совета Безопасности ООН. (МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.)При выходе каждой новой редакции каждого перечня ВСЕХ клиентов (действующих) нужно сверять по каждой новой редакции каждого перечня и фиксировать каждый результат каждой сверки в Журнале либо в Анкете каждого клиента. Перед направлением трехмесячного сообщения о результатах проверки данные также вносятся в Журнал. У субъектов, закон по 115 ФЗ,указанныхвст.7.1(бухгалтеры, юристы, адвокаты, нотариусы, аудиторы) подобная обязанность (по направлению трехмесячных сообщений)отсутствует. Вместе с тем, при каждом обновлении тогоили иного Перечня необходимо провести сверку данных действующих клиентовс данными фигурантов Перечня и зафиксировать результат в журнале.




5. Приказ об утверждении новой редакции ПВК.При внесении изменений в ПВК по 115 фз необходимо утвердить их Приказом. Помимо утверждения новой редакции ПВК при небольших изменениях их можно внести также Приказом, в котором необходимо указать, например «что в связи со вступлением в силу с такого-то числа такого-то нормативного акта пункты такие–то Правил читать в такой-то редакции, такие –то исключить» и так далее. В конце необходимо указать–«дату издания настоящего Приказа считать датой утверждения новой редакции Правил внутреннего контроля». В таком случае в Личный кабинет в качестве новой редакции Правил подгружается такой Приказ. Однако такой способ–не рекомендуется. Для субъектов, указанных в статье 7.1 Закона № 115-ФЗ (для адвокатов, нотариусов, юристов, бухгалтеров, аудиторов в Постановлении Правительства РФ № 1188 установлено запрещение на такой метод внесения изменений в ПВК – только новая редакция ПВК).




6. Журнал сообщений по проверке с Перечнем.МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается. Форма предполагает, что в журнале фиксируются даты размещения в Личном кабинете всех Перечней, даты скачиваний и проверок с ними клиентов. Подтверждает факт работы в Личном кабинете в данной части. Наиболее часто запрашивается органами Прокуратуры при проведении проверок. Фиксируются также факты направления трехмесячных сообщений о результатах проверок. У субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ подобный документ отсутствует в связи с отсутствием обязанности по направлению в уполномоченный орган трехмесячных сообщений.




7. Журнал отказов.МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается. Меры по отказу в совершении операции клиента – редкость. При применении таких мер данные об этом заносятся в Журнал, и от этом нужно во вкладке «Сообщения и отчеты» не позднее следующего за днем применения мер направить сообщение в Росфинмониторинг. В Правилах указано, что Журнал заводится при первом случае применения таких мер. У субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ подобный документ отсутствует в связи с отсутствием обязанности по применению мер по отказу в совершении операции клиента.




8. Журнал приостановлений.РЕДКОСТЬ. МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости –распечатывается. Меры по приостановлению операции клиента – также редкость. При применении таких мер данные об этом заносятся в Журнал, и от этом нужно во вкладке «Сообщения и отчеты» незамедлительно (в тот же день) - направить сообщение в Росфинмониторинг. В Правилах указано, что Журнал заводится при первом случае применения таких мер. У субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ подобный документ отсутствует в связи с отсутствием обязанности по применению мер по приостановлению операций.




9. Журнал замораживания (блокирования).РЕДКОСТЬ. МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости– распечатывается. Меры по замораживанию активов клиента – редкость (применяются только в случае выявления совпадений данных клиентов с данными фигурантов Перечней из Личного кабинета).При применении таких мер данные об этом заносятся в Журнал, и от этом нужно во вкладке «Сообщения и отчеты» незамедлительно, но не позднее одного рабочего дня, следующего за днем принятия мер по замораживанию (блокированию) - направить сообщение в Росфинмониторинг. В Правилах указано, что Журнал заводится при первом случае применения таких мер. На субъекты, указанные в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ, обязанность по применению мер по замораживанию (блокированию) также распространяется в соответствии с п. 1 статьи 7.1 приведенного Закона.




10. Журнал выплат при блокировании.РЕДКОСТЬ. МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается. При применении мер по замораживанию активов клиент из Перечней может обратиться к Вам за выплатами за счет замороженного (заблокированного имущества). Такие выплаты осуществляются через применение процедур приостановления операций клиентов и только с фактического (молчаливого) разрешения Росфинмониторинга.




11. Журнал направления сообщений в Росфинмониторинг.МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается. Форма предполагает, что в журнале фиксируются все данные обо всех (любых) направленных сообщениях в Росфинмониторинг (обязательный контроль, подозрительные и т.д., за исключением трехмесячных сообщений о результатах проверки, которые фиксируются в отдельном Журнале).На субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ распространяются в данной части только обязанности по направлению сообщений о подозрительных операциях при принятии руководителем либо ИП соответствующего решения о необходимости направления такого сообщения –то есть при усмотрении любой, даже гипотетической направленности операции клиента на ОД/ФТ.




12. Акт проверки и сверки по Перечню.Чтобы не фиксировать в каждой Анкете каждого клиента каждую его проверку (целесообразно фиксировать Актами и сверку) перед направлением каждого трехмесячного сообщения – фиксируйте это действие в Акте. Целесообразно Актом фиксировать и результаты каждой сверки данных клиентов с данными фигурантов Перечней. У субъектов, указанных в ст. 7.1.Закона № 115-ФЗ, имеется только обязанность по проведению сверки данных клиентов (действующих) с каждой новой редакцией того или иного Перечня (с фиксированием в Журнале проверок) в связи с отсутствием обязанности по направлению в уполномоченный орган трехмесячных сообщений.




13. Акт проверки РПДЛ и ИПДЛ.Целесообразно примерно раз в три – четыре месяца составлять такой акт, фиксируя в нем то, что Вы всех своих клиентов проверяете на предмет выявления Публичных должностных лиц всех категорий и лиц, имеющих к ним принадлежность, родственников, свойственников. Первоначально опросным методом такие лица выявляются на стадии «до принятия на обслуживание» клиента и результат фиксируется в Анкете клиента (либо в Досье для НФО). Это рекомендуемый к наличию документ. Для субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона достаточно один раз на этапе «до принятия на обслуживание» принять меры по выявлению таких лиц и зафиксировать полученные данные в Анкетах клиентов.




14. Лист ознакомления сотрудников с ПВК.Приказ определяет круг сотрудников (по должностям), которые должны знакомиться с ПВК, то есть любых сотрудников, которые тем или иным способом задействованы в исполнении ПВК.




15. Отчет о проверке внутреннего контроля.ВОЗМОЖНО ХРАНЕНИЕ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ.У Вас в Правилах указано, что при заполнении Отчета во вкладке «Организация внутреннего контроля»)раз в полгода(для субъектов, указанных в ст.7.1 Закона–раз в год)–допускается его отсутствие на бумажном носителе. Для поднадзорных ЦБ такой опции в Личном кабинете нет, они раз в год данный отчет формируют на бумажном носителе или в форме электронного документа.




16. Приказ о сотрудниках по обучению.В соответствующем Журнале фиксируются сотрудники, определенные настоящим Приказом и прошедшие обучение любого рода. В Приказе целесообразно указать Руководителя, Главного бухгалтера (бухгалтера) (при наличии), Начальника юридического подразделения (юриста) (при наличии),СДЛ и иных сотрудников, любым образом задействованных в реализации Правил (при наличии).Соответственно, все проведенные обучающие мероприятия заносятся в соответствующий Журнал.




17. Приказ о сотрудниках по ознакомлению с ПВК.Сотрудники, указанные в Приказе, знакомятся с Правилами под подпись.




18. Приказ о проведении проверки внутреннего контроля.Приказ к изданию не обязателен, но настоятельно рекомендован. Для организаций и ИП, поднадзорных Пробирной Палате России – рекомендован настоятельно, запрашивается Пробирной Палатой при проведении проверок.




19. Приказ об утверждении форм журналов.Приказ определяет формы Журналов, которые будут вестись в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ, то есть указывает, в какой форме будут фиксироваться те или иные данные, факты и обстоятельства.




20. Журнал запросов Росфинмониторинга и налоговых органов. МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается. Фактически это журнал любых запросов и проверок по ПОД/ФТ/ФРОМУ (только в этой части). Ведение Журнала рекомендовано, но не обязательно.




21. Должностная инструкция Ответственного сотрудника (СДЛ).Несмотря на то, что фактически все права и обязанности СДЛ имеются в Правилах, кране целесообразно утвердить и издать такую инструкцию в виде отдельного документа. Правил о периодическом пересмотре или актуализации Инструкции в настоящее время нет. Надзорные органы и особенно Прокуратура могут подобный документ запросить.




22. Программа обучения.Целесообразно пересматривать и дополнять раз в год, например, в конце2025 годана2026 , вписывая туда новые нормативные и ненормативные акты, исключая устаревшие.

Правила внутреннего контроля (ПВК) по 115-ФЗ являются ключевым инструментом в системе противодействия легализации (отмывание) доходов и финансированию терроризма.

Самостоятельное использование шаблонных версий ПВК без учета специфики вашей организации может привести к серьезным последствиям при проверках надзорными органами.

Разработка ПВК по 115-ФЗ – сложная и ответственная задача, требующая профессионального подхода. Вот почему лучше доверить это специалистам.