Как подготовить ПВК по 115-ФЗ

Как должны быть оформлены правила внутреннего контроля?

• Документ подписывается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

• Ставится печать (если она имеется).

2. В электронном виде

• Документ подписывается с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.

• Подходит для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Оба варианта оформления имеют юридическую силу и являются равноправными. Выбор способа оформления зависит от предпочтений организации или предпринимателя, а также от наличия у них электронной подписи.

Требования к содержанию ПВК

ПВК должны включать 12 обязательных программ:

1. программу организации внутреннего контроля;

2. программа идентификации клиентов;

3. программу оценки и управления рисками;

4. программу выявления операций;

5. программу документального фиксирования информации;

6. программу по приостановлению операций;

7. программу подготовки и обучения кадров в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения;

8. программа проверки осуществления внутреннего контроля;

9. программу хранения информации;

10. программу изучения клиента;

11. программу по отказу;

12. программу, регламентирующую порядок применения мер по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества.

Правила внутреннего контроля должны быть разработаны в соответствии с Федеральным законом и постановлениями Правительства РФ в отношении 115-ФЗ.

Правила внутреннего контроля должны включать требования к квалификации специальных должностных лиц, подготовке и обучению кадров, идентификации клиентов и выгодоприобретателей.

Правила внутреннего контроля также должны содержать требования к правилам внутреннего контроля, разрабатываемым организациями и индивидуальными предпринимателями.

Правила внутреннего контроля включают требования к порядку хранения информации и документов, а также к обмену информацией между организациями.

Правила внутреннего контроля требуют идентификации клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев.

В ПВК идентификация должна учитывать степень риска совершения подозрительных операций.

В соответствии с правилами внутреннего контроля, организация должна:

1. Внедрить  ключевые программы.

2. Назначить специальное должностное лицо, ответственное за реализацию ПВК(СДЛ).

3. Обеспечить конфиденциальность полученной информации.

4. Соблюдать установленные сроки и порядок:

• пересмотра групп риска клиентов;

• применения мер противодействия;

• документального оформления.

В ПВК обязательно должно быть расписано о назначении СДЛ, его квалификации и обучении.

Квалификация:

• Наличие высшего экономического или юридического образования

• Либо опыт работы от 2 лет на позиции, связанной с исполнением 115-ФЗ

Отсутствие:

• Непогашенной судимости. В том числе за преступления против государственной власти

Профессиональная подготовка:

• Обязательное прохождение специального обучения

• Минимальная продолжительность курса - 8 часов

• Обучение должно проводиться в учреждении с аккредитацией Росфинмониторинга

• По окончании выдается специальное свидетельство

Важно: этот сотрудник будет нести ответственность за соблюдение всех требований ПВК, разработанных в компании, поэтому к его квалификации предъявляются повышенные требования.

Порядок работы и утверждение ПВК, документов и журналов, с которыми можете столкнуться по 115-ФЗ:

1. ПВК по 115-ФЗ (Правила внутреннего контроля) - после распечатывания прошиваются и на оборот приклеивается наклейка с подписью и печатью.



2. Приказ   о   назначении   ответственного   сотрудника   (СДЛ). Приказ издается один раз. Редактируется только при изменении СДЛ.   Если  издается   новая   редакция правил – приказ еще раз издавать не нужно.   Однако если меняется СДЛ и  назначается  новый  –  приказ  нужно  переиздать,  внести  данные   в  Личный  кабинет   и   заменить   карту   постановки   на   учет   в   Росфинмониторинге (направить в свое МРУ Росфинмониторинга уточненную кварту постановки на учет). Внести данные о новом СДЛ в Личный кабинет.

   
   

3. Журнал   обучения   по   всем   формам. При   внесении   изменений   в   ПВК,   изменении   нормативной   базы, принятии   новых   работников и поручении   им   каких-либо   обязанностей   в сфере ПОД/ФРОМУ – необходимо проводить обучение (внутреннее, его проводит СДЛ, перечень сотрудников должен быть определен в Приказе), и фиксировать в журнале. Целесообразно вписывать в журнал и обучения со Свидетельствами,  но  это не  обязательно,  в  таком случае  факт проведения обучения подтверждается собственно такими Свидетельствами. (МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.)




4. Журнал   проверок   и   сверок   по   Перечню   террористов,   Перечню Межведомственного координационного органа по ПФТ, Сводному перечню Совета Безопасности ООН. (МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.) При выходе каждой новой редакции каждого перечня ВСЕХ клиентов (действующих) нужно  сверять  по каждой новой редакции каждого перечня и фиксировать   каждый  результат   каждой   сверки   в  Журнале  либо   в  Анкете каждого   клиента. Перед   направлением   трехмесячного   сообщения   о результатах  проверки  данные также вносятся в Журнал. У субъектов, закон по 115 ФЗ, указанных в ст. 7.1 (бухгалтеры, юристы, адвокаты, нотариусы, аудиторы) подобная обязанность (по направлению трехмесячных сообщений) отсутствует.  Вместе с тем, при  каждом обновлении того или иного Перечня необходимо провести  сверку  данных действующих клиентов с данными фигурантов Перечня и зафиксировать результат в журнале.




5. Приказ об утверждении новой редакции ПВК. При внесении изменений в ПВКпо 115 фз необходимо утвердить их Приказом. Помимо утверждения новой редакции ПВК при небольших изменениях их можно  внести   также  Приказом,   в   котором необходимо  указать,  например «что в связи со вступлением в силу с такого-то числа такого-то нормативного акта   пункты   такие  – то  Правил   читать   в   такой-то   редакции,   такие  – то исключить»   и   так   далее.   В   конце   необходимо   указать – «дату   издания настоящего   Приказа   считать датой утверждения новой редакции Правил внутреннего контроля». В таком случае в Личный кабинет в качестве новой редакции  Правил  подгружается   такой  Приказ.  Однако   такой способ – не рекомендуется. Для субъектов, указанных в статье 7.1 Закона № 115-ФЗ (для адвокатов,  нотариусов,  юристов, бухгалтеров, аудиторов в Постановлении Правительства РФ № 1188 установлено запрещение на такой метод внесения изменений в ПВК – только новая редакция ПВК).




6. Журнал сообщений по проверке  с  Перечнем. МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается. Форма предполагает, что в журнале  фиксируются   даты   размещения   в  Личном   кабинете   всех Перечней, даты скачиваний и проверок с ними клиентов. Подтверждает факт работы в Личном кабинете в данной части. Наиболее часто запрашивается органами Прокуратуры при проведении проверок.  Фиксируются также факты направления трехмесячных сообщений о результатах проверок. У субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ подобный документ отсутствует в связи с   отсутствием   обязанности   по   направлению   в   уполномоченный   орган трехмесячных сообщений.




7. Журнал отказов. МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается. Меры   по   отказу   в   совершении   операции   клиента   –   редкость.   При применении таких мер данные об этом заносятся в Журнал, и от этом нужно во   вкладке   «Сообщения  и отчеты» не позднее следующего за днем применения  мер направить   сообщение   в   Росфинмониторинг.   В  Правилах указано, что Журнал заводится при первом случае применения таких мер. У субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ подобный документ отсутствует в связи с отсутствием обязанности по применению мер по отказу в совершении операции клиента.




8. Журнал   приостановлений. РЕДКОСТЬ.   МОЖЕТ   ВЕСТИСЬ   В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается. Меры  по  приостановлению операции  клиента   –   также  редкость.  При применении таких мер данные об этом заносятся в Журнал, и от этом нужно во   вкладке   «Сообщения   и   отчеты»   незамедлительно   (в   тот   же   день)   - направить сообщение в Росфинмониторинг. В Правилах указано, что Журнал заводится при первом случае применения таких мер. У субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ подобный документ отсутствует   в   связи   с   отсутствием   обязанности   по   применению   мер   поприостановлению операций.




9. Журнал   замораживания   (блокирования). РЕДКОСТЬ.   МОЖЕТ ВЕСТИСЬ   В   ЭЛЕКТРОННОМ   ВИДЕ,   при   необходимости – распечатывается. Меры   по   замораживанию   активов   клиента   –   редкость   (применяются только   в   случае   выявления   совпадений   данных   клиентов   с   данными фигурантов  Перечней   из  Личного   кабинета). При   применении   таких  мер данные об этом заносятся в Журнал, и от этом нужно во вкладке «Сообщения и отчеты» незамедлительно, но не позднее одного рабочего дня, следующего за   днем   принятия   мер   по   замораживанию   (блокированию)   -   направить сообщение в Росфинмониторинг. В Правилах указано, что Журнал заводится при первом случае применения таких мер. На  субъекты,   указанные   в   ст.   7.1   Закона  № 115-ФЗ,   обязанность   по применению мер по замораживанию (блокированию) также распространяется в соответствии с п. 1 статьи 7.1 приведенного Закона.




10. Журнал выплат при блокировании. РЕДКОСТЬ. МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается. При применении мер по замораживанию активов клиент из Перечней может обратиться к Вам за   выплатами за счет замороженного (заблокированного   имущества). Такие выплаты осуществляются через применение   процедур приостановления операций клиентов и только с фактического (молчаливого) разрешения Росфинмониторинга.




11. Журнал   направления   сообщений   в   Росфинмониторинг. МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при   необходимости – распечатывается. Форма предполагает, что в  журнале  фиксируются  все  данные  обо  всех (любых)  направленных сообщениях в Росфинмониторинг (обязательный контроль, подозрительные и т.д., за исключением   трехмесячных сообщений о результатах   проверки, которые фиксируются в отдельном Журнале). На субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ распространяются в данной части только   обязанности   по   направлению   сообщений о подозрительных операциях   при принятии руководителем либо ИП соответствующего решения о необходимости направления такого сообщения – то есть при усмотрении любой, даже   гипотетической   направленности операции клиента на ОД/ФТ.




12. Акт проверки и сверки по Перечню. Чтобы не фиксировать в каждой Анкете каждого клиента каждую его проверку (целесообразно фиксировать Актами и сверку) перед направлением каждого трехмесячного сообщения – фиксируйте это действие в Акте. Целесообразно Актом фиксировать и результаты каждой сверки данных клиентов с данными фигурантов Перечней. У субъектов, указанных в ст. 7.1. Закона № 115-ФЗ, имеется только обязанность по проведению сверки данных клиентов (действующих) с каждой новой редакцией того или иного Перечня (с фиксированием в Журнале проверок) в связи с отсутствием обязанности по направлению в уполномоченный орган трехмесячных сообщений.




13. Акт проверки РПДЛ и ИПДЛ. Целесообразно примерно раз в  три – четыре месяца составлять такой акт, фиксируя в нем то, что Вы всех своих клиентов проверяете на предмет выявления Публичных должностных лиц всех категорий и лиц, имеющих к ним   принадлежность,   родственников,   свойственников.   Первоначально опросным   методом   такие   лица   выявляются   на   стадии   «до   принятия   на обслуживание» клиента и результат фиксируется в Анкете клиента (либо в Досье для НФО). Это рекомендуемый к наличию документ. Для субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона достаточно один раз на этапе «до принятия на обслуживание» принять меры по выявлению таких лиц и зафиксировать полученные данные в Анкетах клиентов.




14. Лист ознакомления сотрудников с ПВК. Приказ определяет круг сотрудников (по должностям), которые должны знакомиться с ПВК, то есть любых сотрудников, которые тем или иным способом задействованы в исполнении ПВК.




15. Отчет о проверке внутреннего контроля. ВОЗМОЖНО ХРАНЕНИЕ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ. У Вас в Правилах   указано, что  при заполнении Отчета   во   вкладке «Организация   внутреннего   контроля») раз в полгода (для   субъектов, указанных  в   ст. 7.1  Закона – раз в год) – допускается   его  отсутствие  на бумажном носителе. Для поднадзорных ЦБ такой опции в Личном кабинете нет, они раз в год данный отчет формируют на бумажном носителе или в форме электронного документа.




16. Приказ о сотрудниках по обучению. В соответствующем Журнале фиксируются сотрудники,  определенные настоящим   Приказом   и   прошедшие обучение любого рода. В Приказе целесообразно указать Руководителя, Главного бухгалтера (бухгалтера) (при наличии), Начальника юридического подразделения (юриста) (при наличии), СДЛ и иных сотрудников, любым образом задействованных в  реализации Правил   (при   наличии). Соответственно,   все   проведенные обучающие мероприятия заносятся в соответствующий Журнал.




17. Приказ о сотрудниках по ознакомлению с ПВК. Сотрудники, указанные в Приказе, знакомятся с Правилами под подпись.




18. Приказ   о   проведении   проверки   внутреннего   контроля. Приказ к изданию не обязателен,  но настоятельно рекомендован.  Для организаций и ИП, поднадзорных Пробирной Палате России – рекомендован настоятельно, запрашивается Пробирной Палатой при проведении проверок.




19. Приказ об утверждении форм журналов. Приказ определяет формы Журналов, которые будут вестись в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ, то есть указывает, в какой форме будут фиксироваться те или иные данные, факты и обстоятельства.




20. Журнал запросов Росфинмониторинга и налоговых органов. МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ,   при   необходимости – распечатывается. Фактически это журнал любых запросов и проверок по ПОД/ФТ/ФРОМУ (только в этой части). Ведение Журнала рекомендовано, но не обязательно.




21. Должностная инструкция Ответственного сотрудника (СДЛ). Несмотря на то, что фактически все права и обязанности СДЛ имеются в Правилах, кране целесообразно утвердить и издать такую инструкцию в виде отдельного   документа.   Правил о периодическом пересмотре или актуализации Инструкции в настоящее время нет. Надзорные  органы и особенно Прокуратура могут подобный документ запросить.




22. Программа обучения. Целесообразно пересматривать и дополнять раз в год, например, в конце 2025 года на 2026  ,   вписывая туда новые нормативные и ненормативные акты, исключая устаревшие.

Правила внутреннего контроля (ПВК) по 115-ФЗ являются ключевым инструментом в системе противодействия легализации (отмывание) доходов и финансированию терроризма.

Самостоятельное использование шаблонных версий ПВК без учета специфики вашей организации может привести к серьезным последствиям при проверках надзорными органами.

Разработка ПВК по 115-ФЗ – сложная и ответственная задача, требующая профессионального подхода. Вот почему лучше доверить это специалистам.