Как подготовить ПВК по 115-ФЗ
Регуляторами разработан целый ряд требований, предъявляемый к правилам внутреннего контроля.
Так в соответствии с постановлением Правительства РФ от 30 июня 2012 г. № 667 утверждены к правилам внутреннего контроля, разрабатываемым организациями, осуществляющими операции с денежными средствами или иным имуществом, и индивидуальными предпринимателями ( статья 5 Федерального закона № 115-ФЗ, кроме НФО).
Руководитель организации и индивидуальный предприниматель обеспечивают контроль за соответствием правил внутреннего контроля законодательству РФ.
Подготовить ПВК следует в соответствии с требованиями нормативных правовых актов о противодействии легализации доходов и финансированию терроризма в течение месяца после вступления в силу указанных актов.
Как должны быть оформлены правила внутреннего контроля?
Правила внутреннего контроля (ПВК по 115-ФЗ) могут быть оформлены двумя способами:1. На бумажном носителе
-
Документ подписывается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем
-
Ставится печать (если она имеется)
2. В электронном виде
-
Документ подписывается с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.
-
Подходит для организаций и индивидуальных предпринимателей.
Оба варианта оформления имеют юридическую силу и являются равноправными. Выбор способа оформления зависит от предпочтений организации или предпринимателя, а также от наличия у них электронной подписи.
Требования к содержанию пвк.
ПВК должны включать 12 обязательных программ:
-
программу организации внутреннего контроля;
-
программа идентификации клиентов;
-
программу оценки и управления рисками;
-
программу выявления операций;
-
программу документального фиксирования информации;
-
программу по приостановлению операций;
-
программу подготовки и обучения кадров в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, финансированию терроризма и финансированию распространения оружия массового уничтожения;
-
программа проверки осуществления внутреннего контроля;
-
программу хранения информации;
-
программу изучения клиента;
-
программу по отказу;
-
программу, регламентирующую порядок применения мер по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества.
Правила внутреннего контроля должны быть разработаны в соответствии с Федеральным законом и постановлениями Правительства РФ в отношении 115-ФЗ.
Правила внутреннего контроля должны включать требования к квалификации специальных должностных лиц, подготовке и обучению кадров, идентификации клиентов и выгодоприобретателей.
Правила внутреннего контроля также должны содержать требования к правилам внутреннего контроля, разрабатываемым организациями и индивидуальными предпринимателями.
Правила внутреннего контроля включают требования к порядку хранения информации и документов, а также к обмену информацией между организациями.
Правила внутреннего контроля требуют идентификации клиентов, представителей клиента, выгодоприобретателей и бенефициарных владельцев.
В ПВК идентификация должна учитывать степень риска совершения подозрительных операций.
В соответствии с правилами внутреннего контроля, организация должна:
-Внедрить ключевые программы
-Назначить специальное должностное лицо, ответственное за реализацию ПВК(СДЛ)
-Обеспечить конфиденциальность полученной информации
-Соблюдать установленные сроки и порядок:
пересмотра групп риска клиентов
применения мер противодействия
документального оформления
В ПВК обязательно должно быть расписано о назначении СДЛ, его квалификации и обучении.
Квалификация:
-
Наличие высшего экономического или юридического образования
-
Либо опыт работы от 2 лет на позиции, связанной с исполнением 115-ФЗ
Отсутствие:
- Непогашенной судимости. В том числе за преступления против государственной власти
Профессиональная подготовка:
-
Обязательное прохождение специального обучения
-
Минимальная продолжительность курса - 8 часов
-
Обучение должно проводиться в учреждении с аккредитацией Росфинмониторинга
-
По окончании выдается специальное свидетельство
Важно: этот сотрудник будет нести ответственность за соблюдение всех требований ПВК, разработанных в компании, поэтому к его квалификации предъявляются повышенные требования.
Порядок работы и утверждение ,с ПВК , документами и журналами с которыми можете столкнуться по 115 ФЗ:
1. ПВК по 115 ФЗ(Правила внутреннего контроля) - после распечатывания прошиваются и на оборот приклеивается наклейка с подписью и печатью.2. Приказ о назначении ответственного сотрудника (СДЛ). Приказ издается один раз. Редактируется только при изменении СДЛ. Если издается новая редакция правил – приказ еще раз издавать не нужно. Однако если меняется СДЛ и назначается новый – приказ нужно переиздать , внести данные в Личный кабинет и заменить карту постановки на учет в Росфинмониторинге (направить в свое МРУ Росфинмониторинга уточненную кварту постановки на учет). Внести данные о новом СДЛ в Личный кабинет.
3. Журнал обучения по всем формам. При внесении изменений в ПВК, изменении нормативной базы, принятии новых работников и поручении им каких-либо обязанностей в сфере ПОД/ФРОМУ – необходимо проводить обучение (внутреннее, его проводит СДЛ, перечень сотрудников должен быть определен в Приказе), и фиксировать в журнале. Целесообразно вписывать в журнал и обучения со Свидетельствами, но это не обязательно, в таком случае факт проведения обучения подтверждается собственно такими Свидетельствами. (МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.)
4. Журнал проверок и сверок по Перечню террористов, Перечню Межведомственного координационного органа по ПФТ, Сводному перечню Совета Безопасности ООН. (МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.)
При выходе каждой новой редакции каждого перечня ВСЕХ клиентов (действующих) нужно сверять по каждой новой редакции каждого перечня и фиксировать каждый результат каждой сверки в Журнале либо в Анкете каждого клиента. Перед направлением трехмесячного сообщения о результатах проверки данные также вносятся в Журнал.
У субъектов, закон по 115 ФЗ, указанных в ст. 7.1 (бухгалтеры, юристы, адвокаты, нотариусы, аудиторы) подобная обязанность (по направлению трехмесячных сообщений) отсутствует. Вместе с тем, при каждом обновлении того или иного Перечня необходимо провести сверку данных действующих клиентов с данными фигурантов Перечня и зафиксировать результат в журнале.
5. Приказ об утверждении новой редакции ПВК
При внесении изменений в ПВКпо 115 фз необходимо утвердить их Приказом.
Помимо утверждения новой редакции ПВК при небольших изменениях их можно внести также Приказом, в котором необходимо указать, например «что в связи со вступлением в силу с такого-то числа такого-то нормативного акта пункты такие – то Правил читать в такой-то редакции, такие – то исключить» и так далее. В конце необходимо указать – «дату издания настоящего Приказа считать датой утверждения новой редакции Правил внутреннего контроля». В таком случае в Личный кабинет в качестве новой редакции Правил подгружается такой Приказ. Однако такой способ – не рекомендуется. Для субъектов, указанных в статье 7.1 Закона № 115-ФЗ (для адвокатов, нотариусов, юристов, бухгалтеров, аудиторов в Постановлении
Правительства РФ № 1188 установлено запрещение на такой метод внесения изменений в ПВК – только новая редакция ПВК).
6. Журнал сообщений по проверке с Перечнем.
МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.
Форма предполагает, что в журнале фиксируются даты размещения в Личном кабинете всех Перечней, даты скачиваний и проверок с ними клиентов.
Подтверждает факт работы в Личном кабинете в данной части.
Наиболее часто запрашивается органами Прокуратуры при проведении проверок. Фиксируются также факты направления трехмесячных сообщений о результатах проверок. У субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ подобный документ отсутствует в связи с отсутствием обязанности по направлению в уполномоченный органтрехмесячных сообщений.
7. Журнал отказов.
МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.
Меры по отказу в совершении операции клиента – редкость. При применении таких мер данные об этом заносятся в Журнал, и от этом нужно во вкладке «Сообщения и отчеты» не позднее следующего за днем применения мер направить сообщение в Росфинмониторинг. В Правилах указано, что Журнал заводится при первом случае применения таких мер.
У субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ подобный документ отсутствует в связи с отсутствием обязанности по применению мер по отказу в совершении операции клиента.
8. Журнал приостановлений.
РЕДКОСТЬ. МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.
Меры по приостановлению операции клиента – также редкость. При применении таких мер данные об этом заносятся в Журнал, и от этом нужно во вкладке «Сообщения и отчеты» незамедлительно (в тот же день) - направить сообщение в Росфинмониторинг. В Правилах указано, что Журнал заводится при первом случае применения таких мер.
У субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ подобный документ отсутствует в связи с отсутствием обязанности по применению мер поприостановлению операций.
9. Журнал замораживания (блокирования).
РЕДКОСТЬ. МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.
Меры по замораживанию активов клиента – редкость (применяются только в случае выявления совпадений данных клиентов с данными фигурантов Перечней из Личного кабинета).
При применении таких мер данные об этом заносятся в Журнал, и от этом нужно во вкладке «Сообщения и отчеты» незамедлительно, но не позднее одного рабочего дня, следующего за днем принятия мер по замораживанию (блокированию) - направить сообщение в Росфинмониторинг. В Правилах указано, что Журнал заводится при первом случае применения таких мер.
На субъекты, указанные в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ, обязанность по применению мер по замораживанию (блокированию) также распространяется в соответствии с п. 1 статьи 7.1 приведенного Закона.
10. Журнал выплат при блокировании.
РЕДКОСТЬ. МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.
При применении мер по замораживанию активов клиент из Перечней может обратиться к Вам за выплатами за счет замороженного (заблокированного имущества). Такие выплаты осуществляются через применение процедур приостановления операций клиентов и только с фактического (молчаливого) разрешения Росфинмониторинга.
11. Журнал направления сообщений в Росфинмониторинг.
МОЖЕТ ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.
Форма предполагает, что в журнале фиксируются все данные обо всех (любых) направленных сообщениях в Росфинмониторинг (обязательный контроль, подозрительные и т.д., за исключением трехмесячных сообщений о результатах проверки, которые фиксируются в отдельном Журнале).
На субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона № 115-ФЗ распространяются в данной части только обязанности по направлению сообщений о подозрительных операциях при принятии руководителем либо ИП соответствующего решения о необходимости направления такого сообщения – то есть при усмотрении любой, даже гипотетической направленности операции клиента на ОД/ФТ.
12. Акт проверки и сверки по Перечню.
Чтобы не фиксировать в каждой Анкете каждого клиента каждую его проверку (целесообразно фиксировать Актами и сверку) перед направлением каждого трехмесячного сообщения – фиксируйте это действие в Акте.
Целесообразно Актом фиксировать и результаты каждой сверки данных клиентов с данными фигурантов Перечней. У субъектов, указанных в ст. 7.1
Закона № 115-ФЗ, имеется только обязанность по проведению сверки данных клиентов (действующих) с каждой новой редакцией того или иного Перечня (с фиксированием в Журнале проверок) в связи с отсутствием обязанности по направлению в уполномоченный орган трехмесячных сообщений.
13. Акт проверки РПДЛ и ИПДЛ.
Целесообразно примерно раз в три – четыре месяца составлять такой акт, фиксируя в нем то, что Вы всех своих клиентов проверяете на предмет выявления Публичных должностных лиц всех категорий и лиц, имеющих к ним принадлежность, родственников, свойственников. Первоначально опросным методом такие лица выявляются на стадии «до принятия на обслуживание» клиента и результат фиксируется в Анкете клиента (либо в Досье для НФО). Это рекомендуемый к наличию документ.
Для субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона достаточно один раз на этапе «до принятия на обслуживание» принять меры по выявлению таких лиц и зафиксировать полученные данные в Анкетах клиентов.
14. Лист ознакомления сотрудников с ПВК.
Приказ определяет круг сотрудников (по должностям), которые должны знакомиться с ПВК, то есть любых сотрудников, которые тем или иным способом задействованы в исполнении ПВК.
15.Отчет о проверке внутреннего контроля.
ВОЗМОЖНО ХРАНЕНИЕ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ.
У Вас в Правилах указано, что при заполнении Отчета во вкладке «Организация внутреннего контроля») раз в полгода (для субъектов, указанных в ст. 7.1 Закона – раз в год) – допускается его отсутствие на бумажном носителе. Для поднадзорных ЦБ такой опции в Личном кабинете нет, они раз в год данный отчет формируют на бумажном носителе или в форме электронного документа.
16. Приказ о сотрудниках по обучению.
В соответствующем Журнале фиксируются сотрудники, определенные настоящим Приказом и прошедшие обучение любого рода. В Приказе целесообразно указать Руководителя, Главного бухгалтера (бухгалтера) (при наличии), Начальника юридического подразделения (юриста) (при наличии),
СДЛ и иных сотрудников, любым образом задействованных в реализации Правил (при наличии). Соответственно, все проведенные обучающие мероприятия заносятся в соответствующий Журнал.
17. Приказ о сотрудниках по ознакомлению с ПВК.
Сотрудники, указанные в Приказе, знакомятся с Правилами под подпись.
18. Приказ о проведении проверки внутреннего контроля.
Приказ к изданию не обязателен, но настоятельно рекомендован. Для организаций и ИП, поднадзорных Пробирной Палате России – рекомендован настоятельно, запрашивается Пробирной Палатой при проведении проверок.
19. Приказ об утверждении форм журналов.
Приказ определяет формы Журналов, которые будут вестись в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ, то есть указывает, в какой форме будут фиксироваться те или иные данные, факты и обстоятельства.
20. Журнал запросов Росфинмониторинга и налоговых органов. МОЖЕТ
ВЕСТИСЬ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ, при необходимости – распечатывается.
Фактически это журнал любых запросов и проверок по ПОД/ФТ/ФРОМУ (только в этой части). Ведение Журнала рекомендовано, но не обязательно.
21. Должностная инструкция Ответственного сотрудника (СДЛ).
Несмотря на то, что фактически все права и обязанности СДЛ имеются в Правилах, кране целесообразно утвердить и издать такую инструкцию в виде отдельного документа. Правил о периодическом пересмотре или актуализации Инструкции в настоящее время нет. Надзорные органы и особенно Прокуратура могут подобный документ запросить.
22. Программа обучения.
Целесообразно пересматривать и дополнять раз в год – например – в конце 2025 года на 2026 , вписывая туда новые нормативные и ненормативные акты, исключая устаревшие.
Правила внутреннего контроля (ПВК) по 115-ФЗ являются ключевым инструментом в системе противодействия легализации (отмывание) доходов и финансированию терроризма.
Самостоятельное использование шаблонных версий ПВК без учета специфики вашей организации может привести к серьезным последствиям при проверках надзорными органами.
Разработка ПВК по 115-ФЗ – сложная и ответственная задача, требующая профессионального подхода. Вот почему лучше доверить это специалистам.